Quando, por contrato, nos constituirmos Administradores do seu Condomínio, comprometemo-nos ao exercício de todas as funções que a lei atribui ao administrador das partes comuns de um edifício constituído em propriedade horizontal, bem como a todas aquelas que, por experiência, consideramos essenciais ao seu Condomínio.
Assim, os nossos serviços compreendem:
1.1.1. Relatório do estado em que o Construtor entrega o Prédio aos Condóminos;
1.1.2. Pedido ao Construtor de toda a documentação que ao Condomínio interessa manter arquivada, como sendo a certidão do Título Constitutivo da Propriedade Horizontal, a Licença de Construção/ Utilização, e Projecto aprovado pela Entidade Pública competente;
1.1.3. Acompanhamento da constituição do Condomínio, nomeadamente na redacção do Regulamento e no pedido do NIPC (Número de Identificação de Pessoa Colectiva) e respectivo cartão em suporte físico;
1.1.4. Pedido de toda a informação que preenche os requisitos legais para a identificação dos Condóminos;
1.1.5. Pedido de contadores de água e eletricidade em nome do Condomínio.
_
1.2. De Administração anterior
1.2.1. Pedido de toda a documentação respeitante ao Condomínio, designadamente o Regulamento do Condomínio e a que respeita a Contas Bancárias, situação económica do Condomínio, Seguros, Contratos de Prestação de Serviços, Sistemas de Segurança, etc.;
1.2.2. Pedido de toda a informação que preenche os requisitos legais para a identificação dos Condóminos;
1.2.3. Análise e avaliação de toda a documentação entregue, designadamente no tocante à análise das condições das Contas Bancárias e Contratos existentes;
1.2.4. Levantamento das necessidades do Condomínio no que respeita a obras de conservação ou de inovação, instalação de sistemas de segurança ou quaisquer outros ajustes considerados necessários;
1.2.5. Lançamento de toda a informação recolhida numa plataforma informática especialmente concebida para o efeito.
2.1.1. Afixação, na entrada do Prédio ou noutro lugar visível, da nossa identificação e contactos, garantindo que qualquer Condómino possa entrar em contacto connosco.
2.1.2. Convocação dos Condóminos para as Assembleias Gerais Ordinárias que, anualmente, deverão ter lugar;
2.1.3. Convocação dos Condóminos para as Assembleias Gerais Extraordinárias cuja realização possa vir a ser necessária;
2.1.4. Promoção pelo cumprimento das deliberações das Assembleias;
2.1.5. Lavrar as actas das Assembleias de Condóminos realizadas;
2.1.6. Facultar a consulta, aos Condóminos ou a quaisquer terceiros titulares de direitos sobre as Fracções, das Actas lavradas;
2.1.7. Dar conhecimento aos Condóminos das notificações recebidas, designadamente de Autoridades Administrativas;
2.1.8. Emitir declarações, a pedido dos Condóminos, da sua situação perante o Condomínio;
2.1.9. Disponibilizar cópias, quando solicitado pelos Condóminos e a expensas dos mesmos, documentação de carácter público relativa ao Condomínio;
2.1.10. Representação do Condomínio perante Autoridades Administrativas e Judiciais;
2.1.11. Esclarecimento de dúvidas, sempre que solicitado, sobre a Administração;
2.1.12. Mediação de conflitos referentes a Partes Comuns.
_
2.2. Arquivo
2.2.1. Conservar em arquivo todos os contratos celebrados na vigência da Administração;
2.2.2. Conservar em arquivo todas as actas lavradas na vigência da Administração;
2.2.3. Conservar em arquivo todas as notificações dirigidas ao Condomínio, designadamente as provenientes de Autoridades Administrativas;
2.2.4. Em caso de cessação do Contrato de Administração, todo o arquivo será entregue à nova Administração, que atestará a sua recepção.
2.3. Contratação de Serviços.
2.3.1. Celebração dos contratos com Empresas ou pessoas prestadoras de serviços ao Condomínio;
2.3.2. Garantir, com a margem conferida, que os Condóminos usufruam das maiores vantagens possíveis nos Contratos de Prestação de Serviços contratados;
2.3.3. Zelar pelo bom cumprimento de todos os Contratos celebrados.
_
2.4. Recursos Humanos
2.4.1. Processamento das remunerações mensais dos funcionários do Condomínio;
2.4.2. Preenchimento e entrega das declarações para a Segurança Social referentes a trabalhadores afetos ao condomínio.
3.1.1. Promoção, caso não exista, pela abertura de Conta Bancária em nome do Condomínio;
3.1.2. Análise das condições da Conta Bancária do Condomínio, designadamente no que às despesas de manutenção diz respeito;
3.1.3. Movimentação da Conta Bancária com a intervenção de, pelo menos, um Condómino designado para o efeito;
3.1.4. Movimentação da Conta Bancária, essencialmente para depósito de todos os valores recebidos pelos Condóminos destinados ao Condomínio, bem como para pagamento das despesas do Condomínio.
_
3.2. Fundo Comum de Reserva
3.2.1. Promoção, caso não exista, da constituição de Conta Poupança Condomínio (Fundo Comum de Reserva);
3.2.2. Promoção, caso não esteja estipulado, da cobrança, pelo menos, dos quantitativos legalmente previstos para o Fundo Comum de Reserva;
3.2.3. Análise, caso exista, do quantitativo destinado ao Fundo Comum de Reserva;
3.2.4. Assegurar o depósito dos quantitativos destinados ao Fundo Comum de Reserva, bem como a qualidade da sua manutenção, reforço e condições de movimentação.
_
3.3. Prestação de Contas
3.3.1. Apresentação de Relatório Anual de Contas, onde serão discriminadas receitas e despesas efectuadas durante o ano e justificados quaisquer desvios ao orçamento aprovado;
3.3.2. Apresentação de Orçamento, onde serão discriminadas receitas e despesas estimadas;
3.3.3. Apresentação de Relatório sobre a situação financeira global do Condomínio, incluindo informação sobre saldos de Contas Bancárias;
3.3.4. Informação sobre valores em divida dos Condóminos.
_
3.4. Pagamentos e Recebimentos
3.4.1. Promoção, junto dos Condóminos, pelo pagamento atempado da sua quota-parte nas despesas aprovadas;
3.4.2. Emissão dos comprovativos/recibos de recebimento de todos os quantitativos pagos pelos Condóminos;
3.4.3. Emissão de mapas mensais das quotas liquidadas por cada Condómino;
3.4.4. Acesso online dos Condóminos à sua situação financeira perante o Condomínio.
_
3.5. Cobranças
3.5.1. Promoção de todas as acções extrajudiciais necessárias à cobrança das dívidas de Condóminos:
3.5.1.1. Envio de cartas aos Condóminos que tenham dívidas ao Condomínio para que efectuem os respectivo pagamento, sob pena de ser instruído Processo de cobrança coerciva.
3.5.1.2. Instrução de Processos a apresentar a Julgado de Paz, sempre que possível, para cobrança coerciva de dívidas.
3.5.1.3. Instrução e apresentação de Procedimentos de Injunção para cobrança coerciva de dívidas.
3.5.2. Encaminhamento para Advogado(s) dos processos que careçam de intervenção jurídica (ver Direcção Jurídica)
_
4.2. Assegurar o cumprimento do Plano de Manutenção do Prédio ou, na sua falta, promover a realização de todos os actos necessários à conservação das partes comuns.
_
4.3. O nosso Plano de Manutenção base, que contempla uma visita quinzenal ao Condomínio e exclui materiais e sistemas de segurança, compreende uma actuação a três níveis:
4.3.1. Iluminação.
4.3.1.1. Análise do tipo de iluminação do Edifício e promoção, caso não seja adequada, a uma alteração tendente à redução de custos a médio prazo;
4.3.1.2. Identificação de lâmpadas fundidas e a sua substituição;
4.3.1.3. Substituição, quando necessário, de disjuntores;
4.3.1.4. Verificação do funcionamento da iluminação das zonas comuns e, se necessário, promover pela substituição dos automáticos de escada;
4.3.1.5. Verificação das luzes de emergência e, se necessário, proceder à sua substituição;
4.3.1.6. Substituição dos interruptores quando necessário.
4.3.2. Portas e Portões
4.3.2.1. Assegurar a reparação ou substituição, sempre que necessário, das fechaduras das portas e portões de acesso comum;
4.3.2.2. Verificação do estado das dobradiças e respectiva lubrificação;
4.3.3. Acompanhamento dos serviços prestados
4.3.3.1. Verificação dos serviços prestados ao Condomínio;
4.3.4. Outros
4.3.4.1. Identificação de anomalias que surjam nos equipamentos comuns e respectivo procedimento tendente á resolução;
4.3.4.2. Identificação das necessidades do Condomínio para efeitos de garantir a conservação do Prédio;
4.3.4.3. Contratação directa de serviços que, face ao carácter urgente da necessidade de certas intervenções, possam vir a ser necessários.
5.2. Análise, caso exista, das condições da Apólice do Seguro, a fim de promover a negociação de soluções mais vantajosas.
5.3. Revisão anual das condições da Apólice do Seguro, para actualização e redução de custos;
5.4. Acompanhamento dos processos de sinistro respeitantes ao Condomínio.
6.1.1. Acompanhamento dos procedimentos necessários à implementação de sistemas de vídeo vigilância e o respectivo licenciamento junto da CNPD.
_
6.2. Protecção de Incêndios
6.2.1. Verificação dos prazos de validade dos extintores de incêndio;
6.2.2. Verificação dos carretéis;
6.2.3. Verificação do funcionamento dos detectores de incêndio e sprinkler;
6.2.4. Promoção pela implementação de Medidas de Autoprotecção contra incêndios e respectiva vistoria a efectuar pela Autoridade Nacional de Protecção Civil.
_
6.3. Inspecções
6.3.1. Promover, caso não exista, pela elaboração de um plano de inspecções do Prédio:
6.3.1.1. Promoção atempada da vistoria aos elevadores;
6.3.1.2. Promoção atempada da vistoria à canalização de gás.
_
6.4. Segurança do Prédio
6.4.1. Promover a publicitação das regras referentes à segurança do Prédio, designadamente as dos equipamentos de uso comum;
6.4.2. Promover o cumprimento das regras de segurança do Edifício;
6.4.3. Participação às autoridades policiais de todas as ocorrências relacionadas com ilícitos de natureza criminal ou contraordenacional contra o condomínio;
6.4.4. Participação às autoridades competentes de todas as ocorrências que comprometam o Condomínio ou os normais abastecimentos de serviços, como sendo o de água ou o de electricidade;
7.2. Quando existam questões judiciais por resolver, acompanhamos e representamos o Condomínio segundo o estabelecido nos termos legais do artigo 1437.º do Código Civil.